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Die korrekte Archivierung von E-Mails wird immer wichtiger

Cloud Die Zahl der geschäftlichen E-Mails steigt rasant an. Das stellt Unternehmen zum einen vor die Frage, wie sie ihre Nachrichten sicher und effizient ablegen und organisieren sollen. Zum anderen sind in vielen Branchen die Compliance-Anforderungen bezüglich E-Mails verschärft worden. Aus beiden Gründen lohnt es sich, Hilfe vom Profi einzuholen.

Miriam Dibsdale

Über 600 Mails pro Monat – so hoch ist der durchschnittliche «Output» einer Bürokraft in Deutschland, gemäss Gesellschaft für Konsumentenforschung. Und obschon diese Zahlen für die Schweiz nicht erhoben sind, darf man von ähnlichen Paramatern ausgehen. «Für viele unserer Kunden stellt es dementsprechend eine grosse Herausforderung dar, die grosse Zahl an Mails effizient und praktisch zu speichern und zu verwalten», erklärt Dominic Wullschleger, Manager Sales & Marketing der in Zürich und Genf ansässigen Arcplace AG. Das Unternehmen ist neben Information-Management und Digitalisierungsanwendungen auch auf Lösungen für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Daten spezialisiert.

Insbesondere bei der Speicherung von E-Mails findet gemäss Dominic Wullschleger eine Verlagerung der Unternehmensbedürfnisse statt. In der Vergangenheit habe die Arcplace ihre Kunden vor allem durch das Bereitstellen oder das Einrichten einer geeigneten Speicher-Infrastruktur für die E-Mails unterstützt. «Es ging in erster Linie darum, Datensicherheit zu garantieren und die primären Systeme zu entlasten», so Wullschleger. Heute stünden die Firmen aber vor einer neuen Herausforderung: den zunehmend strengeren Compliance-Bestimmungen.

 

Jederzeit volle Transparenz nötig

Insbesondere Unternehmen aus der Finanzbranche sehen sich mit der Compliance-Thematik konfrontiert und müssen sich über eine rechtskonforme Speicherung ihrer digitalen Nachrichten Gedanken machen. Das zeigt das Beispiel einer Privatbank mit Hauptsitz in Zürich sowie einer Tochtergesellschaft in Deutschland.

Insbesondere Unternehmen aus der Finanzbranche sehen sich mit der Compliance-Thematik konfrontiert.

 

Das Problem der Privatbank: Eine systematische E-Mail-Archivierung war nicht vorhanden. Der gesamte Nachrichten-Verkehr musste mittels der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange aufgezeichnet werden. «Dieses Vorgehen genügte den neu erlassenen gesetzlichen Vorschriften allerdings nicht mehr», führt Dominic Wullschleger aus. Die Bank benötigte daher dringend eine neue, leistungsfähige Lösung für die Archivierung ihrer E-Mail. Bei Arcplace wurde sie fündig.

 

Mehr Komfort durch Automatisierung

Die Zürcher Spezialisten konzipierten und implementierten eine benutzerfreundliche Email-Archivierungslösung auf der Basis von «Veritas Enterprise Vault». Mit dieser Datenarchivierungs-Software können Unternehmensdaten vollautomatisch aus Email-Systemen, PST-Dateien, File- und Microsoft SharePoint-Systemen sowie Instant Messaging-Applikationen zusammengeführt und systematisch archiviert werden. Entsprechend den festgelegten Regeln werden die einzelnen E-Mails mit ihren Anlagen automatisch aus dem Exchange Postfach ausgelagert und revisionssicher archiviert.

 

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Wie macht sich das neue System in der Praxis bemerkbar? «Heute verfügen die Mitarbeitenden der Bank über E-Mail-Postfächer mit quasi unbeschränkter Kapazität», erklärt Wullschleger. Das Wachstum des Nachrichtenspeichers wird im Hintergrund konstant überwacht. Und weil der Exchange Server nur noch die aktuellen Informationen verwalten muss, hat sich die Leistung markant verbessert.

 

Heute verfügen die Mitarbeitenden der Privatbank über E-Mail-Postfächer mit quasi unbeschränkter Kapazität.

Mails von tausenden Mitarbeitenden organisieren

Doch nicht nur in der Finanzwelt ist die Compliance-Thematik hochaktuell, auch andere Industriezweige sehen sich zunehmend mit ihr konfrontiert. Das kommt nicht von ungefähr: Unternehmen sind oft weltweit vertreten und beschäftigen tausende Mitarbeitende, was zu entsprechend hohen E-Mailaufkommen führt. «Zudem wurden die länderspezifischen Compliance-Richtlinien verschärft», weiss Dominic Wullschleger. Das sorge dafür, dass die betroffenen Dienstleister auf eine leistungsfähige und hochsichere Lösung zur E-Mail Archivierung angewiesen sind.

 

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Die Lösung arbeitet leise im Hintergrund

Die Arcplace AG erarbeitete in einem konkreten Kundenfall eine Lösung, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Fluggesellschaft- und Airport-Servicedienstleistern eingeht. Dafür entwickelte man eine leistungsfähige, benutzerfreundliche und revisionssichere Enterprise Vault Applikation, welche die tausenden E-Mail Accounts des Kundenunternehmens archiviert. Der Clou: «Das System arbeitet unmerklich im Hintergrund und erlaubt den Mitarbeitenden, ihre bisherigen Ablage-Strukturen und Arbeitsweisen beizubehalten», erklärt Wullschleger. Die automatische Archivierung alter Daten sowie neue Such- und Wiederherstellungsfunktionen erleichtern das schnelle Auffinden sowie die problemlose Nutzung der Informationen und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften.

 

Das System arbeitet unmerklich im Hintergrund und erlaubt den Mitarbeitenden, ihre bisherigen Ablage-Strukturen und Arbeitsweisen beizubehalten.

Datensicherheit geht vor

Immer mehr Unternehmen speichern ihre Daten in externen Datenzentren, greifen also auf Cloud- oder Managed-Lösungen zurück. Diesen Trend stellt man laut Dominic Wullschleger auch bei Arcplace fest. Viele Kunden würden sich heute für eine solche Lösung entscheiden. «Natürlich ist die Sicherheit der Daten bei der externen Speicherung oberstes Gebot», betont der Experte. Aus diesem Grund setzt man unter anderem auf Redundanz, sprich mehrere «Ebenen» von Datenlagerung.

Das Herzstück der Managed E-Mail Archivierung von Arcplace ist die Appliance, die in den Räumlichkeiten des Kunden installiert wird. Dort sammelt, speichert und indiziert sie Emails aufgrund vordefinierter Archivierungsregeln. Die Appliance ist gleichzeitig mit dem Arcplace Langzeitspeicher verbunden, welcher sich in hochsicheren Datenzentren in Zürich und Genf befindet. Diese Infrastruktur wird verwendet, um Kopien der Arcplace Appliance Daten zu sichern, damit im Fall eines Disasters eine Wiederherstellung der Daten gewährleistet ist.

 

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